אודות המועצה

ראיון עם סגנית מהנדס המועצה – איילת שחר יפרח

תכנון רישוי ובניה – היום זה כבר הרבה יותר קל

 עם כניסתה של המערכת הממוחשבת החדשה להגשת בקשות להיתרי בניה, איילת שחר יפרח, סגנית מהנדס המועצה שנכנסה לתפקידה בחודש מאי האחרון, עושה סדר בתהליכים ומסבירה על מסלולי הרישוי השונים ועל השינויים בתהליכי הרישוי שצפויים לקצר את זמני הטיפול בבקשות, לחתוך את הבירוקרטיה, להגביר את השקיפות ובעיקר לשפר את השירות הניתן לתושבים *ראיון כניסה לתפקיד

 מהי הגדרת התפקיד שלך, ואיזה צורך הוא בא למלא?

"הצורך בתפקיד סגנית מהנדס מועצה עלה מתוך רצון בניהול וייעול תהליך רישוי הבנייה והבקרה, בעקבות הרפורמה שבוצעה בנושאים אלה, וזאת לצד ייצוג הועדה המקומית והמועצה בנושאי תכנון שונים במוסדות התכנון השונים, לצד השתלבות בנושאי התכנון של המועצה בפיתוח ובתחום התשתיות".

איילת היא בעלת תואר בארכיטקטורה מטעם אוניברסיטת אריאל, ומגיעה אלינו לאחר שניהלה את מחלקת הרישוי והבנייה באגף ההנדסה של עיריית רמת גן.

את מגיעה עם ניסיון רב בנושא הרישוי והשירות לתושב בעיריית רמת גן. יש הבדל בין עבודה בעירייה למועצה אזורית?

בוודאי. בעיר, במושב ובקיבוץ הדברים עובדים אחרת, ויש נושאים שונים שבהם צריך לטפל. לדוגמה, בעיר יש הרבה יותר התעסקות בבניה רוויה ובפרויקטים של 'פינוי בינוי', לעומת המרחב הכפרי שיש לו אתגרים שונים לחלוטין, אבל חוק התכנון הבניה הוא אותו חוק ותהליך הוצאת ההיתרים זהה ואחיד, ולכן למרות השוני התכנוני התהליך זהה".

מהם תחומי האחריות שלך?

"אני מעורבת בהליכי התכנון השונים, וכמו כן מתכננת התייעלות ארגונית והשקעה מרובה בהון האנושי – התושבים. חשוב להבין שהתכנון והרישוי הם נושאים רחבים מאוד, ולכן  התפקיד שלי כולל מצד אחד התווית נהלי עבודה חדשים ועדכניים לעובדי מחלקת תכנון, לצד ליווי נהלי ההגשה החדשים לעורכי הבקשות התכנוניות שמגיעות אלינו מהתושבים ביישובים השונים. במקביל לעבודה השוטפת, יש צורך בשיפור אתר האינטרנט ההנדסי, לרבות העלאת טפסים והנגשת הנהלים לשימוש התושבים ועורכי הבקשות מטעמם. ישנן מערכות בשימוש המועצה שאפשר וחשוב לייעל ולשפר, ביניהן מערכת לניהול ועדה וריכוז נתוני הבקשות ומערכת ה-GIS".

לאחרונה עברה המועצה להליך ממוחשב של הוצאת היתרים. אחרי תקופת הרצה, האם המעבר מקל על הטיפול בפניות התושבים?

"יישום הרפורמה החדשה היה והינו מאתגר, הן לגורמים שעורכים את הבקשות מטעם התושב והן לעובדי הרשות המקומיות. המעבר להליך הגשת בקשות להיתרים אינו מקומי אלא כלל-ארצי, ואנחנו במועצה לומדים אותו כמו בכל הרשויות בארץ. ככל שהזמן עובר הצדדים לומדים להבין את מערכת 'הרישוי הזמין' ואיך היא עובדת. אני סבורה שההליך המקוון יביא לייעול מערכת הרישוי ויקל על כל הגורמים".

איך השינוי בא לידי ביטוי?

"בעבר היו הרבה בקשות שהוגשו באופן ידני ולא עמדו בדרישות הסף, ועד שעלו על הבעיות זה לקח זמן וכתוצאה מכך בקשות נגררו. היום לשמחתנו זה כבר לא קורה".

כלומר, היום בקשות לא נתקעות יותר בצנרת?

"נכון. היום לוחות הזמנים ידועים, קשיחים וקבועים מראש בהתאם לסוג הבקשה. המטרה שלי היא לראות ולבחון את הבקשות כבר בשלב הראשון ולוודא שהן עומדות בדרישות החוק ועל ידי כך לקצר את התהליך. כיום אנחנו עולים כבר בשלבים הראשונים על בעיות בהגשת ההיתר, ויודעים לחזור למבקש עם ההערות, דבר שבעבר לעתים היה קורה בסוף התהליך וגרר לא מעט תסכול".

איך מקלים על התושב בבואו להוציא היתר? האם כל אחד יכול? 

"תושב המעוניין לתכנן ולבנות חייב למנות איש מקצוע מטעמו שיעבוד מול נותני השירות במחלקה. איש המקצוע מטעם התושב הוא זה שממלא את הבקשה והוא זה שמתנהל מול גורמי המקצוע במועצה. יחד עם זאת, המחלקה זמינה לקבלת קהל, בטלפון ובדוא"ל לכל תושב".

איך את רואה את אופן הטיפול בבקשות להיתרים כיום? ישנה עליה בבקשה להוצאת היתרים בוועדה המקומית?

אני לא יודעת אם ישנה עליה במספר הפניות להוצאת היתרים, אני בהחלט מרגישה שהמערכת השתנתה לטובה ויש התמקצעות בצד של עורכי הבקשות, דבר שמקל מאוד על הטיפול שלנו. זו תולדה של דרישות המערכת החדשה. כיום, לאור השינויים שנעשו, הדברים נבדקים לעומק כבר בשלב ההתחלתי וזה ממקצע את כל הגורמים המטפלים בבקשות השונות. גם במחלקה שלנו וגם בצד של התושב ועורכי הבקשות מטעמו".

זה תהליך ארוך ומורכב שצריך בו לא מעט סבלנות ואורך רוח, נכון?

"בעבר זה היה נכון, אבל היום כבר ניתן להגיד שלא בהכרח. זה אמנם לא תהליך שמסתיים מהיום למחר, אבל זה גם לא נגרר מעבר לזמן סביר שמוגדר היום בצורה שקופה".

תסבירי בבקשה

"במסגרת תהליך הוצאת האישורים מתקיים דיאלוג בין הועדה לאיש המקצוע מטעם מגיש הבקשה. הכוונה היא לבצע את עיקר חילופי הדברים בשלב ההתחלתי ולא בסוף התהליך, ועל ידי כך להגיע לשלבי ההחלטה כאשר כל המידע כבר בידינו. אז השלב הראשוני מצריך מעט יותר מאמץ, ובעיקר סדר, אבל לאחריו תהליך האישורים הרבה יותר מהיר, שקוף וקל לכל הצדדים.

בשונה מן העבר, היום הבקשה להיתר הולכת או לאישור או לסירוב. אין יותר אישור בכפוף לתנאים. כלומר, לא ניתן להוציא היום היתר תחת תנאים בהם שבים ודנים לאחר שניתן ההיתר. יש יוצא מן הכלל במסגרת מסלול של היתר עם הקלות, שבו ניתן להתייחס להקלות ולספק תנאים מסוימים. זהו המסלול הארוך יותר, וגם במקרה זה המדינה הגדירה מסגרת זמן של 30 יום להגיש תכנית מתוקנת. כך שמסגרות הזמן ידועות וקשיחות".

המערכת הממוחשבת כבר עובדת?

"היא עובדת אבל זה לקח זמן לכלל הגורמים להתרגל אליה. אחרי תקופת הרצה של כמה חודשים, היום גורמי המקצוע מכירים את המערכת טוב יותר, וגם ברשות למדנו את המערכת ואת אופן הטיפול החדש בפניות.

תיק המידע הממוחשב היום כולל הרבה יותר הנחיות וחוקים והוראות. לכאורה נראה שיש יותר התעסקות, אבל בפועל זה מקל על התהליך כי אנשי המקצוע מקבלים ודאות תכנונית ויודעים בדיוק מה רוצים מהם. הבקשות נקלטות על ידי עובדת במחלקה ומנותבות לבודקת התכניות. אנחנו מנסים לקצר ולבצע תעדוף של הפניות, ומשתדלים שלא למצות את משך הזמן שהוגדר, אלא לקצר אותו אף יותר במסגרת נהלים פנימיים שלנו.

יש שלב מקדים לפני הגשת בקשה להיתר?

"נכון, כל בקשה להיתר מחייבת בקשה לתיק מידע שכולל את הנתונים של התב"ע: קווי בניין, זכויות הבניה, הדרישות הרלוונטיות מטעם הגורמים החיצוניים – רשות הניקוז, כיבוי אש, פיקוד העורף, איכות הסביבה וכיוצ"ב, וכמובן גם הגורמים הפנימיים בוועדה המקומית. בהתאם למהות הבקשה, כחלק ממערכת הרישוי הזמין, יש למלא תיק מידע המהווה את תיק האישורים הראשוני לפני הגשת בקשה לקבלת היתר. כיום, לאחר הרפורמה, יש דד ליין מוגדר, כך שבקשות להיתר מטופלות בלוחות זמנים קבועים וידועים ובשקיפות גדולה".

איזה סוגי היתרים עיקריים ישנם?

"המסלול הראשון הוא מסלול של פטור מהיתר שדורש דיווח. במסגרתו הוגדרו הפריטים שבמסגרתם יש פטור מהיתר, כמו למשל – פרגולה גגון, גדר שאינה קדמית. המסלול השני הוא הגשת בקשה רגילה, שלה הוקצב זמן טיפול של 45 יום, מיום קליטתה ועד לדיון בוועדה המקומית.

המסלול השלישי הוא המסלול המקוצר שאורכו 30 ימים, והוא נוגע להיתרי בניה 'קטנה' כמו ממ"ד או תוספת של עד 25 מטר, סגירת מרפסת, גגונים וכדומה. מדובר בהיתרים לבניה במידות שטח וגובה יחסית קטנות שדורשות היתר בניה שאינו מורכב יתר על המידה, ולכן הן במסלול מקוצר".

איך מטפלים בבקשה להיתר בשלושת המסלולים השונים?

"מבחינת התהליך עצמו, שלושת המסלולים זהים. קולטים את הבקשה באתר והמערכת מתחילה לספור את הימים. המערכת החדשה מצריכה מצד אחד מהתושב להתקשר עם אדריכל או מהנדס שבוחר את המסלול, ולאחר הגשת הבקשה במסלול מסוים הוא יודע מראש מה לוחות הזמנים. זה כמובן מצריך עמידה מדויקת יותר בלוחות הזמנים, אבל התוצאה היא שהבירוקרטיה נחתכת ומתקצרת".

אתם ממליצים על אנשי מקצוע?

"החוק מונע מאיתנו להמליץ על אנשי מקצוע. כל תושב רשאי להתקשר עם כל איש או אשת מקצוע שהוא מוצא לנכון, ובאמצעותו לפנות אלינו ולהגיש בקשה להיתרים שונים".

איזו עצה את יכולה לתת לתושבים כשהם באים לטפל בנושאי תכנון ובניה? 

"ראשית, למנות מטעמם איש מקצוע מנוסה שיטפל עבורם בנושא הכנה והגשת הבקשות, ולאחר מכן שיעמוד בקשר מול המחלקה. לעתים כחלק מתהליך הוצאת ההיתר עולות שאלות שונות וסוגיות הנוגדות את הסוגיות התכנוניות. במקרה זה אני אומרת לתושבים לא להסס לפנות אלינו ישירות. אנחנו כאן כדי לעזור".

המשימה העיקרית שלנו היא שיפור השירות לתושב בכל מה שקשור לרישוי: קיצור זמני המתנה, קביעת נהלים ברורים ומדיניות ברורה. השנה התחילה רפורמת רישוי חדשה וכל תחום הבנייה עבר שדרוג להליך דרך האינטרנט, במסגרתו הוחלט שרק איש מקצוע: אדריכל, מהנדס או הנדסאי שעוסק בתחום הבנייה רשאי לפנות לועדה בבקשות להוצאת היתרים.  לשם המדינה בנתה מערכת חדשה, "רישוי זמין", והמערכת היא גם שקובעת את לוחות הזמנים, כאשר המטרה היא לייעל ולקצר את התהליך כך שלכל שלב הוגדר זמן טיפול מקסימלי".

נושא התכנון נתפש כנושא מורכב ומסובך. פעמים רבות התושבים אינם בקיאים בו ומתקשים לקדם את ענייניהם בשל כך. כיצד מסייעת המועצה לתושב כיום?

"השאיפה שלנו היא לשפר את השירות על ידי כך שכל הנתונים התכנוניים והנהלים יועלו לאתר ההנדסי של המועצה. כך שכל המידע הרלוונטי יהיה נגיש ברור וזמין לעורכי הבקשות ולתושבים. המחלקה מקדמת בימים אלה את אתר האינטרנט ההנדסי של המועצה ואת מערכת ה-GIS לשימוש התושב, ומייעלת את השימוש במערכת ניהול ועדה".

מהי מערכת ה-GIS?

"מערכת ה-GIS זו מערכת מיפוי תכנונית שיש להוסיף לה שכבות תכנוניות כדי שתתקבל התמונה הרחבה והמלאה. המערכת הזו תהיה נגישה לתושב, כדי שכל אחד יוכל להיכנס ולבדוק בשטח שנוגע אליו את המצב התכנוני".

ויש גם את אתר האינטרנט של הוועדה שבו ניתן למצוא מידע וטפסים

"במקביל קיים אתר האינטרנט ההנדסי המהווה חלק מאתר המועצה שקשור לוועדה לתכנון ובניה. באתר נציף את כל הטפסים, הנהלים והתהליכים בצורה מפורטת וברורה כדי שהתושבים יהיו מעורים ויוכלו ללמוד ולהעמיק בתהליך הוצאת ההיתר".

תמונה של איילת יפרח שחר סגנית מהנדס המועצה